La mera mención de la palabra reunión, o el hecho de recibir una convocatoria para una, a la mayoría de las personas les produce pereza, sensación de que van a perder parte de un tiempo muy valioso que podría dedicarse a tareas más productivas. Y, seamos sinceros, en la mayor parte de los casos, muchas de las personas convocadas a una reunión ¡no deberían estar allí!
Como es algo con lo que nosotros también lidiamos en nuestro día a día, en este artículo vamos a compartir algunos consejos para realizar reuniones eficaces y evitar la temida meetingitis.
¿Por qué fracasan las reuniones?
Las reuniones se pueden denominar fracasadas cuando el objetivo para el que han sido convocadas no se cumple, cuando no se sigue una agenda y no hay un acta, cuando de la reunión no salen acciones específicas que realizar por parte de los asistentes… En suma, las reuniones fracasan por un conjunto de factores, empezando por la preparación, pasando por cómo se llevan a cabo y terminando con el seguimiento de lo acordado. En general, cuando termina una reunión y no se ha llegado a conclusiones ni hay acciones que realizar, probablemente es porque no debería haberse celebrado.
El otro motivo esencial por el cual los equipos sienten pereza frente a las convocatorias de reuniones es porque muchas veces el tiempo de la reunión no se respeta, ni la hora de inicio ni la hora de fin. ¿Cómo podemos evitar esto y conseguir que las reuniones sean eficientes? Aquí van unas cuantas reglas que en Redradix intentamos seguir lo mejor posible.
Preparación de la reunión y convocatoria
Demasiadas veces en los entornos de trabajo vemos que hay reuniones que se han convocado casi por el mero hecho de convocarse, sin un propósito definido y sin que esté claro qué se espera de ellas. De esta manera, lo primero que debe preguntarse el convocante es si la reunión es de verdad necesaria. ¿Se puede resolver el asunto de la reunión hablando en privado con una o dos personas? ¿Se convoca la reunión simplemente con el fin de hablar de un tema pero sin un objetivo claro? Cuando la reunión haya terminado, ¿qué esperas haber conseguido? Si estas preguntas no las puedes responder de forma fácil, no deberías convocar una reunión.
Otro aspecto que hemos vivido en nuestros entornos laborales es que las reuniones se convocan sin agenda (o con una agenda que cabe en un telegrama barato), de modo que las personas aparecen en la reunión literalmente con las manos en los bolsillos, sin llevar nada preparado y sin saber exactamente para qué van a esa reunión. Una agenda lo suficientemente detallada es imprescindible, ya que permite que todo el mundo sepa de antemano qué temas se van a tratar, cuál es el objetivo o si tienen que adelantar o revisar algo. Si te vas a referir a algún documento, inclúyelo siempre en la convocatoria para que todos puedan consultarlo o leerlo de antemano.
Lo más importante antes de convocar una reunión es lo siguiente: ¿es imprescindible que las personas que estoy convocando estén en la reunión? Recuerdo un caso que viví en el que un director general, para un proyecto importante de la compañía, convocaba una reunión con gran parte del equipo comercial y el equipo de operaciones. Gran parte de la reunión consistía en revisar datos individuales de los comerciales, con lo que el resto de asistentes a la reunión estaban media hora o más sin hacer ni aportar absolutamente nada, escuchando una conversación en la que no aportaban. Como es natural, esta reunión duró además mucho más de lo previsto. Si la duración de una reunión está prevista para una hora y después de hora y media no ha terminado, está muy mal preparada y pésimamente llevada a cabo.
Duración de la reunión y cómo se debe desarrollar
La extensión de una reunión siempre debería ser la mínima posible, y por supuesto siempre se debe cumplir a rajatabla el tiempo agendado, sin excepciones. Para ello, es necesario que todo el mundo esté comprometido con una serie de buenas prácticas:
- Comenzar con puntualidad, terminar a tiempo. En Redradix las reuniones tienen una duración máxima de 45 minutos, de manera que si la reunión se alarga unos minutos siempre hay tiempo para desconectar y ordenar las ideas antes de las siguientes tareas. Además, tenemos nuestros “5 minutos de pasillo”, donde todos los asistentes están invitados a conectarse a la reunión un poco antes para tener esas charlas informales que ocurren de forma natural cuando los encuentros son en persona (“buenos días”, “qué tal el fin de semana”, “qué tal te fue con tal o cual cliente ayer”) y poder comenzar puntualmente la reunión.
- Dos de nuestros valores más importantes son la transparencia y la honestidad, y con ellos la comunicación efectiva a través de la escucha activa y el respeto frente a las opiniones e ideas de los demás. Esto lo aplicamos a rajatabla en nuestras reuniones, donde escuchamos y respetamos el turno de palabra de cada uno. En las reuniones por videoconferencia, que son la inmensa mayoría, los asistentes indican que quieren hablar en el chat de la reunión y es el moderador quien da la palabra.
- Siempre tenemos una agenda y acta previa que registramos en Notion, donde aparecen los puntos a tratar, las acciones que haya que revisar de la reunión previa (si la ha habido), así como las conclusiones y las acciones a llevar a cabo tras la reunión. El organizador o moderador de la reunión es quien se ocupa de que se siga la agenda y de que las cosas importantes queden registradas en el acta. Además, nos ocupamos de que todas las agendas y actas estén disponibles para todo el mundo, de manera que todo el mundo puede consultar lo tratado en cualquier reunión, aunque no se haya participado en la misma.
- Si una persona debe participar en uno de los puntos de la reunión pero no en los demás, siempre se “libera” una vez tratado su tema lo primero, de forma que no tenga que invertir más tiempo del necesario.
Además, siempre estamos replanteándonos si una reunión es absolutamente necesaria, y cuando comprobamos que una cita recurrente sobre algún tema ya no es imprescindible, la borramos del calendario. Así de sencillo.
Las reuniones en remoto, algunas cosas a tener en cuenta
No es lo mismo tener una reunión cara a cara que una reunión en remoto, el respeto a los turnos de palabra es todavía más importante, y también lo son el cumplimiento de los tiempos, la agenda y las buenas prácticas durante las reuniones.
Es más difícil transmitir el lenguaje no verbal en una reunión por videoconferencia, normalmente no se ve a los participantes por completo, no se perciben igual las inflexiones de la voz ni los gestos que realiza cada uno. Por eso es importante tener en cuenta algunas reglas de etiqueta, algunas especialmente importantes para las reuniones en remoto!
- Respeta siempre las agendas de los participantes, y en caso de duda, convoca a la persona como opcional o coméntalo directamente con ella para buscar una fecha y hora adecuada. Asegúrate de que las personas convocadas son las que deben estar, si la presencia de alguien no es imprescindible, seguramente pueda aprovechar su tiempo en algo mejor que asistir a una reunión en la que no aporta ni recibe demasiado.
- Respeta siempre el turno de palabra y evita interrumpir. Estando en remoto, es muy fácil que se pierda la conversación cuando habla más de una persona a la vez. Muchas aplicaciones de videoconferencia tienen la opción de “levantar la mano” para pedir el turno el palabra, y esa opción está ahí por un buen motivo. ;-)
- Respetar los asuntos a tratar y evitar que los temas de la reunión divaguen fuera de lo agendado, de esta manera se consigue respetar la duración y conseguir el objetivo previsto.
- Estando en remoto, en la medida de lo posible siempre deberíamos tener la cámara conectada, de manera que los demás nos vean. No solo es un gesto respetuoso para con los demás, sino que ¡la comunicación es más fácil cuando nos vemos las caras!
- Evita distracciones, aunque es muy tentador contestar un mail o escribir por Slack porque estamos delante de la pantalla en las reuniones por videoconferencia, para poder escuchar activamente a los demás y que una reunión sea efectiva es imprescindible estar centrado en ella. Aunque a veces pensemos lo contrario, no podemos hacer dos cosas a la vez.
- Llega o conéctate unos minutos antes para tener la “charla de pasillo” y poder arrancar la reunión puntualmente.
- Si los temas a tratar se cumplen antes de tiempo, ¡fantástico! Puedes concluir la reunión antes de la hora prevista y que todos los participantes aprovechen mejor su tiempo.
Las reuniones son clave para el buen desarrollo de los proyectos y la comunicación dentro de la compañía, pero también pueden resultar frustrantes cuando tenemos la sensación de que no han servido para nada. Si una reunión puede no ser productiva, no la convoques. Si es necesaria, asegúrate de citar solo a las personas imprescindibles, prepara la agenda y haz un acta, y respeta la duración y los temas a tratar que estén previstos.
Estas oportunidades para poner en común ideas o actualizar el estado de proyectos o iniciativas son una herramienta fantástica para comunicarse y escuchar opiniones e ideas valiosas de los demás. En ellas se aporta y se recibe mucha información. Simplemente hay que evitar lo malo que pueden llegar a tener.
Hacer bien las reuniones es una tarea tan importante como las demás que tenemos y, especialmente cuando estamos en remoto, deben tener un objetivo y que no bajen la productividad del equipo haciendo que paren durante un tiempo sus actividades y tareas para asistir a una reunión que quizá no era necesaria para ellos.